突然ですが、あなたはマルチタスクは得意ですか？
まめ私は苦手です…一度に複数のことをしようとするとパニックになってしまいます…
私を含め、繊細さんにはマルチタスクが苦手な方も多いのではないでしょうか。
繊細さんは物事を深く考える性質を持っているため、一つの仕事に対してじっくりと取り組む方は多いと思います。
そのためマルチタスクで複数の仕事を同時に進めようとすると、思考が追い付かなくなり作業効率も下がってしまいがちです。
刺激に敏感な繊細さんほど、強いストレスを感じてパニックに陥ってしまうこともあるのではないでしょうか。
そこで今回の記事では、繊細さんがマルチタスクをしなくてはならなくなってしまった際の対処法をご紹介していきます。
マルチタスクとは
マルチタスクとは、複数の異なる作業を何度も切り替えながら、同時に並行して進めていくことです。
例えば
- 飲食店で働くウェイトレス・ウェイター
- 人事や経理の業務も兼任する企業の総務・事務
- 病院で働き複数の入院患者を看る看護師
- 電話を受けて問い合わせに対する回答の案内確認、やり取りの内容をデータ入力するカスタマーサービス
- 複数のプロジェクトを掛け持ちし、スケジュールや進捗管理をするプロジェクトマネージャー・リーダー
私の思いつく範囲ですが、上記のような職種の方などは、マルチタスクが多い傾向にあるのではないでしょうか。
近年はIT・Web技術の進化が早く、スマートフォンやパソコンを利用することが当たり前になっています。
そのため「インターネットを使うことで効率よく課題を解決できる」というケースも増え始め、仕事にもスピード感を求められることが増えてきたように感じます。
ノラマルチタスク化が進んでる気がするよね…
繊細さん（HSP）はなぜマルチタスクが苦手なのか
繊細さんは刺激に敏感であり、一つの物事に集中して取り組む気質を持っている方が多いとされています。
そのため、複数の仕事を切り替えながら同時に進めていくマルチタスクとは、相性が非常に悪いです。
私が過去実際に経験したケースなのですが…
- ミスしないように慎重に作業して、確認時も本当に問題ないか何度も見返すが、その間にも仕事が増えていく
- 今の仕事よりも優先度や緊急性の高い仕事が発生し、内容の確認から始めるため切り替えに時間がかかる
- 先ほどまで進めていた仕事について何をどこまでやったか、これから何をするのか、思考の切り替えに時間がかかる
- さらに仕事が増えてパニック状態に陥る
- 作成した書類に凡ミスが発覚する
まめ社内の案件で致命的なミスでなかったのは本当によかった…
私の場合は
- 一つの仕事を丁寧にこなし確認もしっかりと行う
- 想定外の事象に対応するのが苦手
- 情報量が多くなると思考が追い付かなくなる
このような特性があるため、マルチタスクは大の苦手なのです。
繊細さんも一人一人違った個性を持っているので、私の経験したケースを問題なくこなせる人もいるかと思います。
しかし、敏感な気質を持っている繊細さんは少なからず強いストレスを感じてしまうことでしょう。
【対策】マルチタスクをシングルタスクにしよう！
先ほど私の経験したケースをもとに、繊細さんとマルチタスクの相性の悪さをご説明しました。
私はこれまでの経験を踏まえ、マルチタスクを無理にこなすのではなく、「シングルタスクにしてしまい順番に仕事を進めていく」ことが良いという結論に至りました！
シングルタスクとは、一つの作業を集中して進めて、完了したら次の作業に入るという進め方のことです。
一つの物事に集中して作業のできる繊細さんにはとても向いている進め方だと私は思います。
しかし
どうやってマルチタスクをシングルタスクにするの？
と、疑問に思われるのではないでしょうか。
ここでは、私のおすすめするシングルタスク化をする上で必要なステップをご紹介します。
STEP1 タスク優先順位のルールを考えてみる
タスクの優先順位のルールを適切に設定することで、タスクをこなすべき順番が整理でき、シングルタスク化のための基盤作りになります。
この時にポイントになるのが
- 期日が近いタスクの優先度を高くする
- 時間のかかかることがわかっているタスクの優先度を高くする
- 優先度の高いタスクが入ってしまった場合に、どのタスクの間に割り当てるかの目安を決めておく
上記のように、自分が重要視するポイントを決めて、どういう条件のタスクを優先にするか明確にしましょう。
緊急のタスクだと仕方がない面はありますが、「なるべく早めに！」というタスクであればやるべき作業が増えても慌てることなく、ルールに則りタスクを追加して順番に進めていくことができるでしょう。
STEP2 ToDoリストを作成しタスクを可視化する
タスクの優先度付のルールをある程度決めることができたら、ToDoリストを作成してタスクを可視化してみましょう。
まずは、今現在やるべき作業として把握しているタスクを一覧で書き出してみましょう。
重要なのは
- やるべき作業を漏れなく書き出す
- 作業の目的・ゴールポイントを書き出す
- いつまでにゴールしないといけないのかを書き出す
- ゴールまでどのくらい時間がかかるのか見込み時間を書き出す
- 関係者は誰なのか、連絡の付けづらい人はいないかを書き出す
など、そのタスク独自の情報も可視化しておくことです。
STEP1で決めた優先度順位のルールに従って、タスクの順番を整理すれば、ToDoリストの完成です！
ノラすぐに終わる作業だから優先的に対応する、というのもありだね！
STEP3 ToDoリストに従ってタスクを進める
緊急案件が入らない限り、STEP2で作成したToDoリストに従ってタスクをこなしていきます。
この時に
- ある程度作業が一段落した段階で休憩する
- 決まった時間は集中作業して、時間になったら休憩する
など、しっかりと休憩する時間は入れるようにしましょう。
集中して仕事をするのも大切ですが、しっかりと休憩もしないと作業効率が落ちてしまいます。
もし仮眠できる環境であれば、5～15分ほど仮眠するというのもおすすめです。
また、時間管理には「ポモドーロテクニック」という手法を利用してもよいでしょう。
ポモドーロテクニックは25分作業したら5分休憩する、というサイクルを繰り返すことで仕事に集中しやすくなるというテクニックです。
まめ1サイクルが計30分になるため、時間管理しやすい点もポイントです！
補足 ToDo管理をタスク管理ツールで行う
ここまで、私のおすすめするシングルタスク化するために必要なステップをご紹介してきました。
ToDoリストを作成する際に、Excelなどで管理するのも一つの手段ですが、現在私は「Jooto」というタスク管理ツールを使用しています。
Jootoには無料版があるため使っているのですが、個人でタスク管理するだけであればこのツールは非常におすすめです！
STEP2で紹介した「ToDoリスト」の管理ができるツールで、「未着手」「対応中」「完了」などステータスも変更でき、視覚的にはとてもグッドです！
ノラ無料版だとユーザー数やアップロードできるファイルサイズ・容量に制限があるみたいだけど、基本機能は制限なしで使えるのがすごい！
まとめ
- マルチタスクとは複数のタスクを切り替えながら同時並行する進め方のこと
- マルチタスクは繊細さんとの相性が悪いケースが多い
- 繊細さんはマルチタスクをシングルタスク化してToDo管理することがおすすめ！
今回は、繊細さんにマルチタスクが向かない理由と、シングルタスク化してToDo管理することがおすすめということを解説しました。
今までマルチタスクがうまくこなせずに「自分は仕事ができないダメ人間だ…」と思ってきてしまった方もいらっしゃると思います。
しかし、それはあなたとマルチタスクの相性が悪かっただけなのです！
自分を責める必要は一切ありませんよ。
今回ご紹介したシングルタスク化も、正直なところすべての繊細さんにピッタリと相性の良いものとは言えないと思います。
職種や働き方によっては難しい部分もあると思うので、あなたの環境に合ったやり方を見つけるための参考となれば嬉しいです！
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